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《文物藝術品拍賣標的保存管理指導規范》

發布時間:2014-09-28 09:46 來源:未知 點擊:

【發布單位】 中國拍賣行業協會
【發布時間】 2014年9月
 
1.范圍
本規范確定了文物藝術品拍賣標的存放、包裝、運輸等保管方面的基本要求。
本規范適用于中華人民共和國境內的文物藝術品拍賣活動。
2.術語和定義
《文物藝術品拍賣規程(SB/T 10538-2009)》確立的術語和定義適用于本規范。
2.1 拍賣標的存放
拍賣人為避免拍賣標的受損,依照拍賣標的的材質、包裝形態、質量以及安全要求,設定合理的存放方式。
2.2 庫房管理制度
拍賣人為確保拍賣標的安全而建立的有關庫房管理制度。
2.3 拍賣標的點交
交接雙方對拍賣標的名稱、編號、數量和保存狀況等基本信息進行詳細記錄、核對和交接的過程。
2.4 拍賣標的記錄
拍賣人對拍賣標的相關信息的記錄和管理。
2.5 拍賣標的包裝
拍賣人使用適當的包裝材料、容器、方法,采用相關的技術設備和手段,對拍賣標的進行外部保護的過程。
2.6拍賣標的運輸
拍賣人因巡展、預展或其它原因,大規模或長途攜帶、運送拍賣標的。拍賣標的運輸包括拍賣人攜帶及委托第三方托運等方式。
3.拍賣標的保存管理
3.1 庫房管理基本要求
3.1.1拍賣人應建立庫房管理制度,至少包含人員進出庫房管理,拍賣標的進出庫管理,拍賣標的存放、盤點、移交管理,拍賣標的運輸包裝管理,庫房設施和設備定期檢查、維修管理等內容。
3.1.2庫房帳、物須指定專人分開管理。
3.1.3庫房管理人員須盡職盡責,堅持原則。
3.1.4庫房管理人員應保持庫房整潔,注意庫房內溫、濕度適宜。
3.1.5 庫房管理應定期從防火、防盜、防潮、防霉、防蟲蛀等方面進行風險評估與防范。
3.1.6 庫房禁止用作拍賣標的保管以外的用途,包括照相、辦公以及非相關物品儲存等。
3.2庫房基本設施
3.2.1拍賣標的庫房符合國家安全建筑標準和消防要求。
3.2.2拍賣標的庫房應安裝適合的影像采集、報警和消防系統,滿足各類拍賣標的基本的安全保管條件。對有特殊保管要求的拍賣標的,應視情況配備相應的防水、防塵、防蟲、防火、防盜等保管設施。 
3.3 拍賣標的存放
3.3.1 庫房存放拍賣標的,應按照拍賣標的材質、包裝形態、質量以及安全要求,設定合理的存放方式,避免拍賣標的受損。
3.3.2 庫房存放拍賣標的應放置有序、標識清晰,便于查找和提取。
3.3.3 尚未簽署委托拍賣合同或需暫存庫房的拍賣標的,交接雙方須以書面形式簽署點交及暫存記錄。臨時存放拍賣標的須經企業有關責任人同意。
3.3.4 未上拍和流標的拍賣標的,拍賣人應及時通知委托人取回,并告知其保管期限。
3.3.5拍賣人應以書面形式與委托人、買受人明確拍賣標的保管期限及超期存放的處理。
3.3.6庫房管理人員在每場拍賣會結束后,對庫存本場拍賣標的進行賬、物盤點。
3.4 拍賣標的記錄
3.4.1 簽署委托拍賣合同并移交拍賣人保管的拍賣標的,拍賣人自交接起,應記錄拍賣標的基本信息和狀況,直至拍賣標的完成交割或退回后存檔。
3.4.2 拍賣標的記錄一般包括:委托拍賣合同編號、委托人、保留價等基本情況;拍賣標的名稱、尺寸、數量、質地、形式、作者、創作年代、瑕疵、裝裱、包裝等拍賣標的狀況;拍賣標的的出版、著錄、入關手續、購藏記錄等相關資料。圖錄編輯后,增加上拍情況、圖錄編號等。拍賣結束后,增加拍賣標的成交、提貨情況。
3.4.3 拍賣人保管拍賣標的期間,如受委托人要求對拍賣標的進行修復的,需明確責任,并建立完善的修復記錄存檔備案。
3.4.4 拍賣人應安排專人負責檔案保管,拍賣人可根據信息的重要性制定拍賣標的記錄保密級別及調取規范。
3.5 拍賣標的出入庫管理
3.5.1拍賣標的出入庫房,須建立齊備的出入庫手續和登記,建議采用電子化管理方式。
3.5.2拍賣標的入庫點交,庫房保管員須核對拍賣標的的名稱、數量、保存狀況以及附加材料等。
3.5.3買受人持拍賣標的提取憑證辦理提取手續。買受人提取拍賣標的后,拍賣人應當場收回拍賣標的提取憑證。
買受人委托他人提取拍賣標的時,代理人應出具買受人的授權委托書及拍賣標的提取憑證。授權委托書應載明代理人的姓名或者名稱、身份證件種類以及號碼、代理事項、代理權限和有效期。拍賣人應核對代理人的有效身份證件,并復制留存。
3.5.4 委托人憑委托拍賣合同及有效身份證件領取拍賣標的。
委托人委托他人辦理領取事宜時,代理人應出具委托人的授權委托書。授權委托書應載明代理人的姓名或者名稱、身份證件種類以及號碼、代理事項、代理權限和有效期。拍賣人應核對代理人的有效身份證件,并復制留存。
3.5.7 拍賣標的臨時出庫的,由庫房保管員負責拍賣標的安全;拍賣標的暫時離開企業營業場所的,須經企業有關負責人批準,并應填寫《拍賣標的臨時出、入庫登記表》(見附錄A),安全由攜帶人負責。
3.6拍賣標的保管操作要求
3.6.1 接觸拍賣標的時,應保持手部清潔與干燥,并根據需要佩戴手套、口罩。
3.6.2 接觸易損拍賣標的時,嚴禁佩戴飾物。
3.6.3 接觸拍賣標的時,應選擇其最佳受力點,輕拿輕放。
3.6.4 接觸可分離部件的器物,應將各部分分開持拿。
3.6.5 向他人移交易碎類拍賣標的,應以穩固平臺為載體,禁止手遞手移交。
3.7庫房安全管理
3.7.1庫房應嚴禁煙火,在明顯處懸掛禁止煙火標志。庫房內及附近嚴禁放置易燃易爆物品。
3.7.2庫房管理員應定期檢查各類庫房設施,填寫檢查記錄,如有故障,立即修理、更換。
3.7.3非庫房管理人員進入庫房應有庫房管理員在場。
    3.7.4所有進入庫房人員禁止攜帶私人箱包、提袋、大衣、雨具及易燃易爆品,庫房內不宜使用鋼筆、印油等易污損拍賣標的的文具。
3.8庫房門禁管理
3.8.1 庫房門禁應采用雙人交叉式管理,由專人分開負責,并在企業相關部門登記備案。
3.8.2 庫房門禁嚴禁亂扔、亂放或借予他人。
3.8.3 庫房門禁丟失,應立即報告企業相關負責人。
3.9 庫房盤點管理
3.9.1拍賣人應建立庫房定期盤點制度,對庫存拍賣標的進行定期盤點。盤點數量與賬面數量若有差異,應立即會同相關部門查明原因,及時處理。
3.9.2庫房管理員崗位變更時,應按規定履行拍賣標的移交工作。
4.拍賣標的運輸包裝
4.1 拍賣標的包裝基本要求
4.1.1 拍賣人應根據拍賣標的材質、體積、存放要求等因素選擇適合的包裝形式,利用相關的技術設施設備,對拍賣標的進行安全保管。
4.1.2 包裝時應注意對拍賣標的內部結構、質地及表面層進行保護。
4.1.3 拍賣標的包裝須注意防水、防潮、防霉、防蟲、防震和防變形等。
4.2內包裝要求
4.2.1 內包裝箱(盒)的規格應依據拍賣標的的外形、尺寸而定。 
4.2.2 易碎類拍賣標的一般應在內包裝箱(盒)內填充軟絮,減少移動過程中拍賣標的的震動、摩擦和碰撞。
4.2.3 拍賣標的包裝,須事先檢查瑕疵,并做特別處理。
4.2.4 拍賣標的可移動的附件,可置于同一包裝箱內。無法裝入同一包裝箱內的,可獨立包裝,但須加注標識,以確定分開包裝的物品屬同一標的。
4.2.5 對帶有原包裝/原裝裱的拍賣標的,拍賣人應按照委托人意見,對其原包裝/原裝裱進行保管。
4.3 外包裝要求
4.3.1 外包裝是將配有內包裝的拍賣標的根據裝箱的規格,選擇適宜的包裝方法和材料,實現防潮、防水、防震、防摩擦,防擠壓和防溫濕度變化等。
4.3.2 外包裝箱的規格須考慮所要搭乘的交通工具的各部位的寬度和高度,以保證有足夠空間使包裝箱通過。
4.3.3 拍賣標的的外包裝箱建議選擇結構合理,堅固耐用,拆御方便的包裝箱/盒。
4.3.4 將若干個內包裝箱集中放置外包裝箱時,根據拍賣標的的材質、器型碼放,嚴禁將易損拍賣標的倒置。
4.3.5 對于體積、重量較大的拍賣標的,可先將其邊、角和鏤空處等進行保護,再對整體進行固定。
4.3.6運輸前,如有特別保管要求的,拍賣人可在外包裝箱上清晰、醒目標識出勿壓,易碎,不可倒置,小心輕放等標志。
4.4 拍賣標的運輸
4.4.1 拍賣人進行巡展、預展等活動,必須安排專職人員全程押運或全程跟隨;對于體積、重量較大的拍賣標的,可委托具有相應專業能力的公司進行運輸。
4.4.2 委托第三方運輸拍賣標的,拍賣人須與承運方履行交接手續并告知其拍賣標的的特質及運輸注意事項。
4.4.3 對于易損或本身有瑕疵的拍賣標的,拍賣人可在運輸前記錄其保存狀態、瑕疵情況。
4.4.4 采用全封閉箱式貨車進行拍賣標的運輸時,拍賣人應合理碼放外包裝箱于車內,并固定位置;發車前、停車后,隨車人員須對拍賣標的裝載的牢固程度進行檢查。
4.4.5 采用火車、飛機等公共交通方式運輸拍賣標的,拍賣人在包裝箱通過安檢通道時,應注意勿被擠壓、剮蹭;對于易損或價值貴重的拍賣標的,拍賣人可安排專職人員隨身攜運。
4.4.6 隨身攜運拍賣標的,攜帶人作為拍賣標的運輸安全負責人,應做到物不離人。
4.4.7 拍賣標的運輸應做好保密和安全防范措施。
4.4.8 拍賣人應注意盡量減少包裝箱的裝卸次數。
4.4.9 拍賣標的運達目的地后,盡快送至展場或庫房,當場進行交接,交接雙方須詳細清點拍賣標的數量,檢查保存狀態等。
5.拍賣經營安全管理
5.1 拍賣標的保險
5.1.1在委托人與拍賣人簽訂委托拍賣合同并將拍賣標的交付拍賣人后,委托人要求為拍賣標的安排保險的,拍賣人應代為安排保險,相關費用由委托人承擔。無法投保的,雙方另行約定拍賣標的風險責任。
5.1.2拍賣人為拍賣標的所簽署的保險,為拍賣標的安全的保護性條款,并非拍賣人對拍賣標的價值的保證或擔保。
5.2 展場拍賣標的保管
5.2.1 拍賣人應選擇符合安保要求的場地進行拍賣標的預展、巡展等活動。展覽前,拍賣人應與場地、布展、安保、監控等相關合作方制定活動預案,明確各方責任人,確保活動有序進行。
5.2.2 拍賣人應在展覽場地安排監控設施,選擇具有相應專業能力的監控公司、安保公司等。
5.2.3 展覽場地應具備消防設施設備。
5.2.4 展場布置應避免占用、遮擋消防通道。
5.2.5 展覽現場,監控方應在拍賣標的到位前完成布置,并檢測效果。現場監控應無死角、24小時不間斷并持續到拍賣標的全部撤展后。
5.2.6 拍賣人應根據拍賣標的及展覽場地的實際情況,合理設計展區、搭建展具。展具、燈具等應符合國家安全標準及相應拍賣標的的特殊要求。
5.2.7拍賣人應指定具有專業能力的工作人員參與布展、現場服務工作,并細化責任人。現場工作人員不得私自離崗、換崗。
    5.2.8現場工作人員交接班時須進行拍賣標的點交,確認拍賣標的數量、狀態等,如有異常情況,應立即向企業相關負責人匯報。(《拍賣標的點交記錄》,見附錄B)
5.2.9展覽開始后,如需調換拍賣標的位置,須經企業相關負責人同意。現場工作人員取放拍賣標的時,須放置平穩。拍賣標的交予他人審看時,不可離開現場工作人員視線。
5.2.10 對于光照、溫濕度要求較高的拍賣標的,展場應具備相應調節方案。
5.2.11 展覽現場應設置臨時庫房,當日展覽結束后,每間庫房建議預留不少于兩名公司職員值班。非值班人員不得留宿庫房,如需進入庫房,應經企業相關負責人批準。
5.3 拍賣經營場所安全管理
5.3.1拍賣人應在辦公場所的出入口安裝監控設備,并安排人員負責監控。
5.3.2 拍賣人應建立消防安全管理制度,制定消防、防汛等應急預案,落實各項安全工作責任人。
5.3.3拍賣人應定期檢查電器設備、線路和消防設備。
5.3.4拍賣人應定期組織員工進行消防、安全培訓,增強員工的安全責任意識和風險防范意識。
 
 
 
 
 
 
 
附 錄 A
(資料性附錄)
 
《拍賣標的臨時出、入庫登記表》
 
出庫時間:   出庫原因: 出庫期限:
編號 年代/作者 名稱 質地形式 數量/尺寸 備注(瑕疵情況等)
           
           
           
           
           
           
           
經手人: 提取人:  負責人:
歸庫時間:   
交貨人:     接收人:  
備注:
 
 
 
 
               
 
 
 
附 錄 B
(資料性附錄)
 
《拍賣標的點交記錄》
點交時間:                                          點交原因:
備    注:
編號 年代/作者 名稱 質地形式 數量/尺寸 備注(瑕疵情況等)
           
           
           
           
           
           
           
 
移交人:
 
接收人:
備注:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
注:本記錄一式二份,交接雙方各持一份

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